10 октября 2011

В "Атомэнергопроме" вводится единая отраслевая система документооборота

20 сентября 2011 года в ОАО «Атомэнергопром» внедрена в опытную эксплуатацию ЕОСДО (единая отраслевая система документооборота) Государственной корпорации «Росатом». Для Атомэнергопрома электронный документооборот  не является нововведением, так как в 2008 году у нас была установлена более ранняя версия этой же программы – АСУ ОРД (Автоматизированная система управления организационно-распорядительной документацией).

Но нужно сказать, что именно ЕОСДО в полной мере реализует задачу управления организационно-распорядительными документами: от момента их регистрации до списания в дело согласно электронной номенклатуре дел, охватывая циклы исполнения и ознакомления с документами. Решение предназначено как для специалистов службы документационного обеспечения, т.е. содержит очень развитый функционал ведения электронного делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины, архивного хранения электронных документов, так и для всех сотрудников организации, принимающих участие в документообороте.

Как работник службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), который работает  в системе постоянно, могу отметить, что новая система работает гораздо быстрее, значительно сократилось время отклика при переходе от одной операции к другой.

Несколько изменился интерфейс по сравнению с нашей предыдущей системой. Нам он кажется менее удобным, менее интуитивно понятным, чем в АСУ ОРД, но это скорее дело привычки. Хотя над этим можно поработать при подготовке  новой версии программы.
Существенным отличием стало введение модуля «Согласование и подписание документов». Исполнитель сам заводит карточку проекта документа в системе, создает маршрут движения проекта документа в процессе согласования и отправляет его на электронное согласование и подписание. Согласование документа в электронном виде становится прозрачным и значительно сокращает сроки согласования. Это очень удобно: не нужно больше бегать по кабинетам и собирать визы вручную.

Конечно, мы возлагаем большие надежды на внедрение «сквозных процессов», которые позволят реализовать основную задачу отраслевой системы – обмен электронными документами между предприятиями Госкорпорации «Росатом». Пока они еще в разработке, но именно это даст возможность работать в одной системе всем организациям отрасли. С внедрением этих процессов появится возможность проводить внешнее согласование документов, отпадет необходимость направлять документы в организации, работающие в ЕОСДО, другими видами связи (почта, электронная почта, «Деловая почта Vip Net»): документы будут в кратчайшие сроки доставляться адресату по ЕОСДО.

Автоматизированная система документооборота решает те же задачи, что и бумажный документооборот, но при автоматизации служб ДОУ удается достичь:

  • сокращения времени выполнения операций, связанных с обработкой и доставкой управленческих документов;
  • оперативность поиска необходимой информации для принятия решения и исполнения;
  • исключения потери  и повторного создания или регистрации документа;
  • повышения уровня организации контроля  и самоконтроля над документами.

ЕОСДО дает возможность подготовки отчетных и статистических материалов. При этом пользователь может это делать на своем рабочем месте, за любой период, по любому исполнителю, по любому подразделению. Это очень ценно.

Для контроля существенную роль играет следующее – такие же отчеты можно создавать по поручениям, по людям, которым были даны поручения, можно просмотреть даже неконтрольные поручения, быстрый поиск  поручений руководства.

Внедрение  ЕОСДО в ОАО «Атомэнергопром» - долгожданное событие, работа шла более года и мы рады, что теперь можем работать в новой системе, обладающей всеми вышеуказанными преимуществами и возможностями.

Костина Татьяна Борисовна, главный специалист АЭПК