Сотрудников служб документационного обеспечения не без оснований называют бойцами невидимого фронта, ведь они создают условия для оперативного и эффективного принятия решений на всех уровнях управления. Сейчас отряд делопроизводителей переживает масштабную трансформацию. «СР» выяснила, в чем заключаются изменения и как к ним относятся в дивизионах.
В конце мая на стратегической сессии впервые собрались сотрудники документационного обеспечения управления (ДОУ), архива и аппаратов руководителей. Открывая сессию, руководитель секретариата гендиректора «Росатома» Мария Рогожина напомнила, что трансформация идет во всей отрасли — для достижения целей, заявленных в видении «Росатом»-2030». Запланировано увеличение производительности труда минимум в 1,8 раза, эффективности — минимум в 1,5 раза. «Фраза, которая сегодня определяет наше развитие как функции, — безальтернативная эффективность, — сказала Мария Рогожина. — Главная задача — повышение производительности труда. Два основных инструмента ее выполнения — это цифровизация процессов и трансформация функции ДОУ».
Главная победа прошлого года в цифровизации — запуск ЕОСДО 2.0. Единая отраслевая система электронного документооборота полностью переведена на импортонезависимое программное обеспечение (ПО) — платформу «Атом.Контент» и систему управления базами данных Postgres Pro. Объем контента — свыше 200 Тб (более 118 млн документов). Пользователи (а их число перевалило за 110 тыс.) при этом работу в системе не прекращали, переобучения не потребовалось. В планах на ближайшую пару лет — перевести на отечественное ПО систему электронного документооборота для международного бизнеса и корпоративное хранилище данных. Внедряется единая отраслевая система «Централизованный электронный архив». Электронные документы на правах подлинников будут храниться там на протяжении срока, установленного для них законодательством. В делопроизводстве часть процессов поручат искусственному интеллекту (ИИ). Правда, тут пока не все гладко, признала начальник управления документационного обеспечения «Росатома» Марина Ермакова:
«Мы попробовали внедрить ИИ в маршрутизацию документов, получилось плохо — 50% ошибок. Сейчас развиваем платформу и учим нейросеть работать с неструктурированными данными. Сразу развею возможные опасения: ИИ не заменит человека. Это удобный инструмент, который поможет быстрее и эффективнее работать с документами». Роботизацией документооборота тоже занимаются: уже есть шесть программных роботов, будет больше. «Но робот — это деньги, причем не только на его разработку и внедрение, но и на поддержку и развитие. Поэтому роботы должны быть тиражируемыми и уметь работать с широким кругом задач», — подчеркнула Марина Ермакова.
При трансформации функции ДОУ все рутинные технические процессы, например регистрация электронных документов и нормоконтроль, будут переданы в общий центр обслуживания (ОЦО).
«Это унифицирует процессы и повысит их качество, а также снизит стоимость функции ДОУ — по планам на 446 млн рублей к 2030 году. Задач у «Росатома» становится больше — следовательно, больше документов. Нужно ставить процессы на конвейер. Это и есть задача ОЦО», — заключила Марина Ермакова. В ОЦО обслуживается пока 30 организаций отрасли. В 2023 году перешел центральный аппарат «Росатома», «Атомэнергопром», «Атомредметзолото» (недавно переименовано в «Росатом Недра») и его девять «дочек». «В горнорудном дивизионе нововведениями довольны. Поначалу перестраиваться было непросто, особенно в регионах. Сейчас все наладилось: сотрудникам понятны новые процессы, способы взаимодействия с ОЦО, документы обрабатываются быстро и качественно, — поделилась опытом руководитель направления группы документационного обеспечения и контроля управляющей компании Наталья Коновалова.
— Да, есть те, кто к изменениям не готов и паникует. Поэтому одна из главных задач руководителя функции в дивизионе — постоянный диалог. Необходимо разговаривать с сотрудниками, объяснять важность изменений, ведь повысить эффективность без вовлечения персонала в процесс трансформации невозможно. Любые изменения означают перестройку и стабилизацию процессов. Задачи трансформации выполнены: затраты на функцию в дивизионе снизились на 12 млн рублей».
Процессы, не поддающиеся унификации, останутся в организациях. «Конечно, люди переживают за свои рабочие места. Но для нас каждый сотрудник ценен, нет задачи кого-то сократить, тем более в условиях кадрового голода в стране, — подчеркнула Мария Рогожина. — Наша цель — имеющимися ресурсами делать больше за меньшую стоимость. Совместно с Корпоративной академией «Росатома» и департаментом организационного развития мы запускаем программу повышения квалификации». Изменения пойдут на пользу и функции в целом, и каждому сотруднику в частности, уверена Мария Рогожина. Это возможность развить востребованные компетенции и подняться по карьерной лестнице. «Нам нужны люди, готовые меняться», — подвела итог Марина Ермакова.
Юлия Вржесень, директор департамента организационного развития, «Росатом»
— Большая трансформация — это всегда болезненно. На сессии получилось поговорить откровенно, обсудить то, о чем обычно шепчутся в кулуарах. Мы старались объяснить коллегам, что ИИ, ОЦО и проч. — это инструменты, которые позволят более творчески и качественно работать».
Алексей Сидоров, руководитель аппарата первого заместителя гендиректора «Росатома» по развитию новых продуктов атомной энергетики
— Как и всей отрасли, функции делопроизводства необходимо ускоряться, применять максимально эффективные решения, продолжать дебюрократизацию — оптимизировать и собственные, и смежные процессы. Такие мероприятия, как эта стратсессия, позволяют посмотреть на себя другими глазами и понять, где можно «нарастить мускулы».