27 ноября в здании Госкорпорации «Росатом» прошло отраслевое совещание руководителей служб документационного обеспечения управления. Участие в нем приняли более 150 специалистов.
Совещание прошло в формате обмена опытом и обсуждений проектов по развитию Производственной системы «Росатом» (ПСР). В этом году в части документооборота было реализовано 27 проектов: пять в Госкорпорации «Росатом» и 22 - на десяти пилотных предприятиях. Например, в АО «УЭХК» был создан электронный реестр перевозимой документации и оптимизирован процесс разработки номенклатуры дел, в ПАО «МСЗ» была оптимизирована организация совещаний с участием руководителей и усовершенствована система хранения архивных документов, в ПАО «КМЗ» был оптимизирован процесс контроля исполнения организационно-распорядительных документов.
Управление документационного обеспечения (УДО) Госкорпорации «Росатом» за этот год оптимизировало процесс регистрации: количество входящих документов, обрабатываемых одним регистратором в течение рабочего дня, увеличилось с 43 до 51, исходящих – с 24 до 29. Сроки первичной обработки документов были сокращены с 4 до 2 рабочих часов.
«В направлении оптимизации документооборота в этом году было сделано действительно многое. Используя методику ПСР, мы организовали процессы более эффективно и высвободили необходимое количество времени для обработки большего объема документов, – сказала в ходе своего выступления заместитель начальника УДО Госкорпорации «Росатом» Татьяна Мазур. – Также мы оптимизировали процесс разработки, изменения и ведения номенклатуры дел Госкорпорации «Росатом». Сроки согласования номенклатур дел структурных подразделений были сокращены на 30%. В следующем году планируется сделать этот проект отраслевым».
Особое внимание на совещании было уделено проекту развития системы регламентирующих документов. Его представила заместитель директора Департамента организационного развития - начальник отдела развития управленческих технологий Госкорпорации «Росатом» Ирина Молвинская. Цель этого проекта – сделать процесс подготовки проектов документов проще, а сами документы - понятнее.
Также участникам мероприятия были представлены результаты проекта развития единой отраслевой системы электронного документооборота, реализуемого совместно с Департаментом информационных технологий Росатома. В этом году в системе были внедрены сценарий С5, позволяющий обрабатывать документы, составляющие коммерческую и служебную тайну; и простая электронная подпись при обмене письмами между предприятиями - участниками ЕОСДО. Система ЕОСДО была тиражирована еще на 14 предприятиях отрасли. В 2016 году запланированы проекты по дальнейшему ее развитию.
Вторая часть совещания руководителей служб документационного обеспечения управления прошла в рабочих группах «Развитие функции», «Методология делопроизводства», «Методология архивного дела». По итогам работы были определены приоритетные задачи по этим направлениям на 2016 год.